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La facturación electrónica a través de portales en internet automatizados ayuda a los negocios a mejorar la experiencia al cliente

Edgar Cabrera, Director de distribuidores Pegaso Tecnología

La razón de ser de una empresa es producir utilidades, alrededor de esa premisa se derivan elementos tan diversos como su catálogo de productos, de clientes, inventarios, etc. Los retos de un negocio en su etapa de inicio o consolidación pueden estar centrados en la administración, logística, capital humano y el desarrollo de productos, pero sin importar cuales sean estos retos, una organización siempre piensa en la tributación, contar con una estrategia fiscal clara, realista y sobre todo alcanzable.

En México desde el año 2011, la facturación electrónica fue un paso determinante en el futuro del país en materia no sólo de fiscalización sino de profesionalización de las empresas y profesionales independientes, además de elevar los estándares para entidades bancarias en materia de fiscalización y transparencia de recursos, por mencionar una industria que se subió al barco de la modernización tributaria en un país que hasta ese tiempo, contaba con pocos mecanismos para transparentar las estrategias tributarias, ordenarlas y prevenir delitos como el lavado de dinero, simulación y la evasión fiscal.

Adicionalmente, esta transformación tecnológica-regulatoria, regresó su importancia a uno de los profesionales más olvidados en México: el contador público. Un especialista al cual, como suele sucederle a muchos en otros campos, industrias y sectores, las tecnologías de la información y las tendencias disruptivas de consumo que germinan a su alrededor, reconocen inmediata y avasalladoramente a los profesionales más especializados en campos que se creían rezagados.

Aunque desde 2006 a 2010 la facturación electrónica en México fue opcional, para 2011, su uso obligatorio regresó ese poder de decisión y consejería estratégica al contador mexicano. No sólo para el diseño de estrategias fiscales en conjunto con los dueños de los negocios y fiscalistas, sino en una etapa de reeducación en materia tributaria para el empresariado mexicano.

El comercio electrónico en todo el mundo crece de manera consistente, inclusive en regiones con fenómenos sociopolíticos y economías con muchos retos en materia de desarrollo como Latinoamérica. De acuerdo al Índice de Comercio Electrónico, publicado por la empresa Linio, en 2019 el e-commerce facturará más de 3 mil billones de dólares a nivel global, un 12.8% del total de ventas del comercio minorista (retail). En México, se pronostica que el comercio electrónico rebase en 2019 los 17 mil millones de dólares, esto, a pesar de tener un nivel de penetración del Internet de 65% del total de su población.*1

En este sentido, se vislumbra un panorama favorecedor para el país. El comercio electrónico se consolidará como un vehículo comercial para las empresas que busquen ampliar sus canales de venta, adicionalmente a las estrategias que impulsen en las formas tradicionales. Las marcas y empresas recurren a sitios de comercio electrónico como Linio, Amazon, Mercado Libre o Privalia para vender sus productos, sin embargo, la cantidad de empresas que por si mismas hacen un esfuerzo por vender en sus plataformas en línea son aun muy limitadas.

De acuerdo a un reporte Barómetro de la Industria del Retail, publicado por la empresa de investigación de mercados Psyma en conjunto con GS1 México empresa especializada en consultoría para el sector minorista, sólo el 19% de las pequeñas y medianas empresas en México cuentan con una plataforma de venta online propia.*2

Esto nos hace obligatoriamente a reflexionar sobre la importancia del ciclo de venta que las empresas en México tienen, en relación con los datos de comercio electrónico en crecimiento; parecería ser que sus canales están supeditados sólo a aquellos con una gran capacidad de generación de demanda como Amazon o Linio, sin embargo, ya sea que se vendan productos a través de esos canales populares, es importante resaltar que el potencial de crecimiento del comercio electrónico no excluye a las empresas de aprovechar esta tendencia de consumo para incrementar sus ventas de manera sostenida.

Ahora bien, el hecho de migrar y contar con una plataforma de venta (propia o de un tercero), exige tomar en cuenta un elemento crucial para, por otro lado, cuidar la experiencia del cliente en su compra y que éste regrese,  así como que  nuestra operación contable y agilidad operativa no se vea comprometida. Temporadas alta como El Buen Fin, Día del Amor y la Amistad, día de las Madres, etc, son oportunidades, pero enormes retos si no se cuenta con un sistema de facturación ágil y que cumpla las regulaciones que el Servicio de Administración Tributaria. En 2019, el tema de la factura 3.3 y el IVA en la frontera norte, son sólo un par de elementos a considerar si se desea ser exitoso en este aspecto mientras cuidamos la experiencia de nuestros clientes en línea.

Los portales de autoservicio de facturación son herramientas en Internet sumamente útiles que nos permiten almacenar todas las ventas de un comercio, ya sea físico o electrónico (por ejemplo cuando vas a la farmacia, te dan tu ticket y te dicen que puedes facturarlo desde internet). Así mismo, Ces posible atender a  un cliente cuando hace una compra en Amazon y se le envía un correo con detalles de su compra y la forma de obtener tu factura: Se le solicitan sus datos fiscales como el RFC, razón social y correo electrónico, generando procesos sencillos para completar el ciclo de satisfacción del cliente y éste se convierta en  un cliente repetitivo.

Las marcas, comercios y empresas deben entender que existe una corresponsabilidad para atraer, atender y retener a los clientes, sobre todo en Internet donde los rangos de atención y tolerancia a fallos son cada vez más cortos. Es muy molesto para un cliente que, si ha comprado en Internet, deba esperar semanas por una factura o peor aún, hacer ese proceso de manera presencial o telefónica, algo que no sólo afectará a la marca, sino al comercio y al ecosistema en su conjunto. Los sistemas de facturación electrónica están pensados no sólo para el pequeño comercio con un número limitado de facturas al mes, sino para todos aquellos que ofrezcan productos y servicios de temporada, con muchas variedades o bien, con altos volúmenes en determinados días del mes.

Colegios y universidades privadas son organizaciones que generan una gran cantidad de cobros al mes. Un sistema de facturación electrónica automatizado en línea, no sólo ahorra a padres de familia y alumnos pasar largo tiempo en filas innecesarias sino que agiliza el proceso contable, haciéndolo eficiente mientras se cumplen las regulaciones tributarias del SAT.

Cámaras de comercio, asociaciones, colegios de profesionistas y centros de salud como clínicas y consultorios médicos, pueden lograr un alto nivel de eficiencia operativa mientras cuidan la experiencia de sus clientes con la integración de un sistema de facturación electrónica montado en su sitio web, plataforma de comercio electrónico o aplicación móvil.

A grandes rasgos, la tecnología de facturación electrónica automatizada a través de kioscos online, evita realizar grandes volúmenes de facturas de forma manual, lo que lleva tiempo, personal y en ocasiones, errores que toman más tiempo resolver y comprometen la facturación del comercio y del cliente. Sin importar el tamaño de la empresa, la automatización de procesos como los de facturación, aporta elementos clave para enriquecer el proceso de compra e inclusive marketing y ventas.

 

 

Acerca de Pegaso Tecnología

Creada en 2006, Pegaso Tecnología ha sido la compañía líder en Factura Electrónica e Interoperabilidad que ayuda a Compañías Multinacionales o que pertenecen a industrias altamente reguladas. Somos un equipo de 60 especialistas con experiencia en Arquitectura e Integración de Sistemas, Migración de Aplicaciones, Gestión de Infraestructura, Administración de Proyectos y Soporte y evangelización en nuevas tecnologías.

Javier Vega, nuestro CEO fue Director de Sistemas del SAT de 2003 a 2006 encabezando iniciativas tales como Firma Electrónica y Factura Electrónica. En 2005 obtuvo el premio “CIO del año” por la revista Information  week. Ahora ocupa la Presidencia de la Asociación Mexicana de PACs (AMEXIPAC) por tercera ocasión.

Tenemos un valioso equipo de colaboradores que basan su desempeño en las mejores prácticas internacionales, tales como CMMI® para el desarrollo e integración de nuestras aplicaciones, PMI® para la gestión de proyectos e ITIL® como marco de operación de nuestros servicios. Contamos con cuatro unidades de negocio: 1) Soluciones Fiscales Digitales; 2) Gobierno Electrónico (e-Government); 3) Arquitectura de Servicios en la nube y; 4) Inteligencia de Negocios.

Visite: http://www.comprobantesfiscalesdigitales.com/

 

 

Fuentes:

*1 Índice Mundial de Comercio Electrónico https://www.linio.com.mx/sp/indice-ecommerce

*2 Fuente: Barómetro del Retail https://barometro.gs1mexico.org/barometro-del-retail-primera-edicion


Porqué los sistemas de facturación automatizada traen beneficios a las empresas que generan grandes volúmenes de facturas

La automatización de la facturación electrónica para personas morales con grandes volúmenes de ventas les da ventajas importantes como evitar que los procesos sean manuales, lo que puede, durante temporadas altas, entorpecer la dinámica de venta y atención al cliente. Existen en México empresas de tamaño mediano y grande que aun hoy, siguen facturando con procesos de facturación manuales, lo que genera cuellos de botella y problemas que les restan competitividad frente a competidores mucho más ágiles en este sentido.

En ocasiones las empresas no ven a la facturación como un proceso critico de su operación ya que al estar enfocados otros procesos como marketing, distribución o ventas, se pierde el foco del porque la facturación es importante y cómo ésta puede afectar inclusive la experiencia de sus clientes en el proceso de compra.

Una plataforma de facturación electrónica automatizada, debe tener una capacidad de respuesta rápida. Todas las empresas tienen la misión de crecer y en el crecimiento se debe pensar en sistemas abiertos evitando a toda costa los sistemas restrictivos, ya que la tecnología que usan hoy, probablemente sea la misma que utilicen durante mucho tiempo y la correcta integración con los sistemas de administración y facturación actuales, no sólo facilitará la integración con plataformas CRM o RP de cualquier otro fabricante, sino que esa característica aporta datos para entender mejor a sus clientes.

Existen sistemas que tienen que ver con procesos de negocio de las empresas que van desde las PyMES hasta los grandes corporativos que, si no son suficientemente abiertos o con capacidades de compatibilidad y escalabilidad, representa en términos reales, un encarecimiento de las inversiones iniciales, lo que las hace poco rentables en el mediano y largo plazo. El entorno empresarial actual es muy cambiante y si como empresa no tenemos la capacidad de adaptarnos e integrarnos a otros sistemas, es probable que se generen problemas innecesarios que pongan en riesgo el plan de crecimiento de nuestra empresa.

Muchas organizaciones buscan e integran a sus sistemas, plataformas muy económicas que al final del día entregan poca calidad, tienen errores de programación de origen y terminan siendo más caro su reemplazo; adicionalmente, estas fallas generan retrasos y hasta multas por faltar a los compromisos tributarios que el Sistema de Administración Tributaria exige a todas las empresas.

La función del contador en los últimos 15 años con la facturación electrónica y en general con las nuevas tecnologías de la información alrededor de la informática administrativa, ha crecido en importancia. El contador en el pasado, tenia que ver a detalle aspectos de los procesos administrativos de las empresas que en lugar de hacerlo un actor trascendente en el delineado de políticas fiscales dentro de la empresa, mejores prácticas fiscales, le robaba tiempo en tareas no relacionadas a la contabilidad y la estrategia fiscal como el revisar pólizas o seguimientos interminables a la aplicación administrativa de movimientos en la empresa.

Hoy, la labor del contador gracias a las tecnologías de automatización de la factura electrónica es mucho más estratégica, su visión como profesional es notoria y aporta valor a su empresa, tomando decisiones, creando estrategias y sobre todo un entorno mucho más eficiente tanto contable, financiero y fiscal.


La factura electrónica y el IVA en la frontera

 

A partir del mes de enero de 2019 se publicó un decreto en el que existe una nueva facilidad para que los emisores de CFDI en frontera puedan emitir sus comprobantes con IVA al 8% así como otros aspectos que les ayudan al tema del impuesto sobre la renta. Es importante recalcar que en el caso de los contribuyentes en las zonas de la frontera norte se acerquen a la autoridad para pedir aplicar en sus negocios este tipo de certificados de esta manera.

La solicitud por parte de un comercio se hace a través del SAT y una vez que la autoridad tributaria (SAT) le ha concedido el permiso a cada RFC, es entonces donde los PACS, con un listado de los RFC que se van liberando para usar la facilidad, pueden emitir certificados CDFI con características de IVA en frontera.

Es muy importante que los contribuyentes se acerquen a la autoridad para pedir este permiso y posteriormente observar reglas que aplican sólo para ciertos productos y no para servicios, por lo que es elemental que revisen en las listas del SAT, las claves de productos que son aplicables para el IVA del 8%.

El código postal es un elemento importante ya que quien emite éste debe coincidir con las áreas en las que la autoridad fiscal lo permite. Aunque un RFC sea “liberado” por el SAT es importante el domicilio fiscal corresponda a las zonas fronterizas autorizadas y reconocidas por la autoridad fiscal; específicamente para la emisión de CDFI. Esta facilidad no puede existir para productos no existentes en el catálogo del SAT.

Algunas empresas todavía no se preocupan por que sus productos coincidan con el catálogo que ha publicado el SAT, ya que en los CDFI se le informa a la autoridad qué tipo de productos se desplazan y sobre todo cuáles se compran y cuáles se venden. Es sumamente importante comercializar productos debidamente catalogados de acuerdo a lo que nos indica la autoridad. Sin importar donde nos encontremos, las empresas deben mantener una congruencia entre los productos que compran y venden.

El tema de la factura global también es importante

Por todas la ventas que se generan en frontera, como tiendas, comercializadora o cualquier otro comercio, es habitual que no todos los clientes que compran soliciten una factura con su RFC, por lo que las empresas tienen la obligación de emitir un CDFI por la venta global que se conoce como factura global. Las facturas globales se hacen al público en general que demanda el SAT a las empresas, la clave de producto que se tiene que utilizar de acuerdo a la guía de llenado del SAT es la 01010101 es importante que revisen las reglas de comprobante fiscal digital global para cumplir con ambas reglas, lo que puede ser algo complicado si se es emisor en frontera.

Es importante resaltar que la clave 01010101 “producto no existente” si se puede utilizar sólo cuando se va a generar una factura global. En la factura global no se desglosan productos como tal sino que incluye el número de comprobante y el subtotal de cada comprobante; se incluye un concepto de manera global, cuyo nombre es “ventas”.

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