Estamos concluyendo el ciclo escolar 2018 – 2019, pensando en las mejoras para recibir un nuevo ciclo escolar con mejoras en todos los sentidos.

Universidades y colegios privados en todo el país buscan no sólo captar nuevos alumnos con su oferta académica y de servicios de valor agregado sino que están enfocadas a cuidar la experiencia de los padres de familia, esto se puede llevar a cabo de estrategias muy variadas, sin embargo, una que suele ser muy socorrida y aplaudida por los padres de familia es la de los trámites administrativos como el pago de la colegiatura y su facturación electrónica. 

Las instituciones de educación privada están, como todas las empresas en México a emitir facturas electrónicas por concepto de las colegiaturas, esto incluye el complemento IEDU. En lo general, una gran parte de los colegios, escuelas y universidades privadas han resuelto este problema; muchas otras, lamentablemente no lo han hecho.

Aunque no existe una fórmula única para la emisión de facturas para una institución educativa, si existen reglas básicas para homologar los procesos asociados a la emisión de los distintos tipos de comprobantes, en las que se pueden  destacar diversos puntos de mejora como:

1.- Realizar sus facturas desde un sistema de facturación que cuente con complemento IEDU ya integrado

Este tipo de característica le ayuda a una escuela a cumplir mientras ayuda al padre de familia facilitando drásticamente el proceso de facturación electrónica. El sistema administrado Pegaso Digital además de permitir realizar facturas electrónicas de colegiatura con complemento IEDU, facilita realizar una carga desde una hoja de cálculo, con todos los datos de los alumnos, para que la generación de la factura con complemento IEDU sea fácil y rápida. ¡Algo que agradecen las escuelas con cientos o miles de alumnos!

2.- Tener una integración directa desde su sistema de administración de colegiaturas

Algunos colegios deben realizar sus facturas en un sistema externo a sus sistemas internos, es decir que en un sistema llevan el control de sus colegiaturas y en otro generan las facturas. Contar con un solo proceso central resuelve cientos de horas dedicadas a llevar el control en ambos sistemas, reduce errores y mejora los tiempos de atención a los padres de familia. Con el sistema administrado de emisión de CFDI Pegaso Digital, es posible realizar integraciones con prácticamente cualquier tipo de sistema.

3.- Contar con un sistema de autoservicio de facturación en Internet.

Que las instituciones de educación superior permitan a los estudiantes generar sus propias facturas, es una solución extraordinaria que resuelve un número importante de problemas y ahorra tiempo. Este que debe invertirse en la administración y realizar comprobantes uno a uno con un departamento de contabilidad manual, disminuye drásticamente a la tecnología, que a su vez, permite a una organización de este tipo reinvertir los ahorros en mejoras para los alumnos y el personal. ¡Todos ganan!

Además, se resuelven diversos problemas asociados a la emisión, como los errores o la necesidad de mantener un catálogo con los datos de facturación, ya que el catálogo es alimentado directamente por los interesados (automatización). Siempre existirán alumnos que soliciten la generación directamente por parte de su escuela, sin embargo, con el paso del tiempo y prácticamente en cada ciclo escolar, este porcentaje se reduce.

La generación de la factura global por colegiaturas de las que no se solicitó factura, es otro elemento fiscal que también se puede automatizar, ahorrando cientos de horas de trabajo manual, para enfocarlo a diseñar e implementar otras estrategias administrativas y fiscales. 

4.- Buzones para facturas

Una facilidad importante para los padres de familia que el departamento administrativo agradece tener, es el de una funcionalidad de buzones de facturación. Con ellos, los papás pueden entrar en cualquier momento y equipo, aún un año después de haber generado el CFDI para buscarlo.

Una práctica común que ocurre en el mes de abril en todo el territorio nacional justo antes de que cierre el plazo de la declaración anual, es que los padres de familia soliciten se les reenvíen los comprobantes de pago de las colegiaturas para las deducciones correspondientes. Los buzones son una solución a la medida de este problema recurrente; los padres pueden descargar los documentos fiscales en cualquier momento del año sin hacer largas filas o saturar las líneas telefónicas. 

5.- Contar con un sistema de nómina adecuado

Las variables que debe tener el sistema de nómina de un institución de enseñanza privada son diversas, ya que se tienen trabajadores de planta, eventuales, por nómina, por sueldos asimilados a salarios, en horarios flexibles, discontinuos y hasta home office. Los sistemas tradicionales de nómina pueden no ser adecuados para todos los colegios, sobre todo en colegios medianos y grandes o en ambientes universitarios que requieren una gran flexibilidad.

6.- Tener todos los servicios integrados.

Si estás leyendo esto y eres dueño de un colegio o administras uno y éste no ha logrado integrar todos los servicios, también existen soluciones que Pegaso Tecnología puede proveer e integrar para que todos los procesos estén en línea, robustos y probados. 

La alianza con el sistema de control escolar Athenea, permite desde hoy a Pegaso Tecnología resolver de forma integral todas las necesidades de un colegio privado moderno: inscripciones, altas, bajas, colegiaturas, boletas, reportes, circulares, avisos, tareas, comunidad escolar, sistema de enseñanza en línea (e-learning) e integración con la facturación electrónica de Pegaso Tecnología. Todo en un solo paquete multifuncional para Colegios Particulares.

7.- Servicios de validación de facturas

Además de ser responsables por la emisión de los comprobantes fiscales del Colegio, la administración de un colegio debe velar porque los CFDI recibidos de proveedores y gastos, cumplan con toda la normatividad. En Pegaso Tecnología ofrecemos un servicio de recepción – validación de comprobantes que además permite su almacenamiento por 5 años, para que la escuela tenga la confianza de que todas las operaciones que se generan con terceros sean correctas. Contamos también con sistemas que permiten recibir las facturas en forma fácil. ¡Pregúntanos cómo!

Invitamos al lector a abundar más en las soluciones que harán de un colegio particular una institución de primer nivel para alumnos, padres de familia, proveedores, empleados y para la dirección general.

Los Distribuidores Autorizados de Pegaso Tecnología en todo el país están listos para dar mayor información, visita la página donde puedes encontrar a los distribuidores cercanos a ti, o bien, llena nuestra forma de contacto.