Archivo 28 marzo 2019

Porqué los sistemas de facturación automatizada traen beneficios a las empresas que generan grandes volúmenes de facturas

La automatización de la facturación electrónica para personas morales con grandes volúmenes de ventas les da ventajas importantes como evitar que los procesos sean manuales, lo que puede, durante temporadas altas, entorpecer la dinámica de venta y atención al cliente. Existen en México empresas de tamaño mediano y grande que aun hoy, siguen facturando con procesos de facturación manuales, lo que genera cuellos de botella y problemas que les restan competitividad frente a competidores mucho más ágiles en este sentido.

En ocasiones las empresas no ven a la facturación como un proceso critico de su operación ya que al estar enfocados otros procesos como marketing, distribución o ventas, se pierde el foco del porque la facturación es importante y cómo ésta puede afectar inclusive la experiencia de sus clientes en el proceso de compra.

Una plataforma de facturación electrónica automatizada, debe tener una capacidad de respuesta rápida. Todas las empresas tienen la misión de crecer y en el crecimiento se debe pensar en sistemas abiertos evitando a toda costa los sistemas restrictivos, ya que la tecnología que usan hoy, probablemente sea la misma que utilicen durante mucho tiempo y la correcta integración con los sistemas de administración y facturación actuales, no sólo facilitará la integración con plataformas CRM o RP de cualquier otro fabricante, sino que esa característica aporta datos para entender mejor a sus clientes.

Existen sistemas que tienen que ver con procesos de negocio de las empresas que van desde las PyMES hasta los grandes corporativos que, si no son suficientemente abiertos o con capacidades de compatibilidad y escalabilidad, representa en términos reales, un encarecimiento de las inversiones iniciales, lo que las hace poco rentables en el mediano y largo plazo. El entorno empresarial actual es muy cambiante y si como empresa no tenemos la capacidad de adaptarnos e integrarnos a otros sistemas, es probable que se generen problemas innecesarios que pongan en riesgo el plan de crecimiento de nuestra empresa.

Muchas organizaciones buscan e integran a sus sistemas, plataformas muy económicas que al final del día entregan poca calidad, tienen errores de programación de origen y terminan siendo más caro su reemplazo; adicionalmente, estas fallas generan retrasos y hasta multas por faltar a los compromisos tributarios que el Sistema de Administración Tributaria exige a todas las empresas.

La función del contador en los últimos 15 años con la facturación electrónica y en general con las nuevas tecnologías de la información alrededor de la informática administrativa, ha crecido en importancia. El contador en el pasado, tenia que ver a detalle aspectos de los procesos administrativos de las empresas que en lugar de hacerlo un actor trascendente en el delineado de políticas fiscales dentro de la empresa, mejores prácticas fiscales, le robaba tiempo en tareas no relacionadas a la contabilidad y la estrategia fiscal como el revisar pólizas o seguimientos interminables a la aplicación administrativa de movimientos en la empresa.

Hoy, la labor del contador gracias a las tecnologías de automatización de la factura electrónica es mucho más estratégica, su visión como profesional es notoria y aporta valor a su empresa, tomando decisiones, creando estrategias y sobre todo un entorno mucho más eficiente tanto contable, financiero y fiscal.


La factura electrónica y el IVA en la frontera

 

A partir del mes de enero de 2019 se publicó un decreto en el que existe una nueva facilidad para que los emisores de CFDI en frontera puedan emitir sus comprobantes con IVA al 8% así como otros aspectos que les ayudan al tema del impuesto sobre la renta. Es importante recalcar que en el caso de los contribuyentes en las zonas de la frontera norte se acerquen a la autoridad para pedir aplicar en sus negocios este tipo de certificados de esta manera.

La solicitud por parte de un comercio se hace a través del SAT y una vez que la autoridad tributaria (SAT) le ha concedido el permiso a cada RFC, es entonces donde los PACS, con un listado de los RFC que se van liberando para usar la facilidad, pueden emitir certificados CDFI con características de IVA en frontera.

Es muy importante que los contribuyentes se acerquen a la autoridad para pedir este permiso y posteriormente observar reglas que aplican sólo para ciertos productos y no para servicios, por lo que es elemental que revisen en las listas del SAT, las claves de productos que son aplicables para el IVA del 8%.

El código postal es un elemento importante ya que quien emite éste debe coincidir con las áreas en las que la autoridad fiscal lo permite. Aunque un RFC sea “liberado” por el SAT es importante el domicilio fiscal corresponda a las zonas fronterizas autorizadas y reconocidas por la autoridad fiscal; específicamente para la emisión de CDFI. Esta facilidad no puede existir para productos no existentes en el catálogo del SAT.

Algunas empresas todavía no se preocupan por que sus productos coincidan con el catálogo que ha publicado el SAT, ya que en los CDFI se le informa a la autoridad qué tipo de productos se desplazan y sobre todo cuáles se compran y cuáles se venden. Es sumamente importante comercializar productos debidamente catalogados de acuerdo a lo que nos indica la autoridad. Sin importar donde nos encontremos, las empresas deben mantener una congruencia entre los productos que compran y venden.

El tema de la factura global también es importante

Por todas la ventas que se generan en frontera, como tiendas, comercializadora o cualquier otro comercio, es habitual que no todos los clientes que compran soliciten una factura con su RFC, por lo que las empresas tienen la obligación de emitir un CDFI por la venta global que se conoce como factura global. Las facturas globales se hacen al público en general que demanda el SAT a las empresas, la clave de producto que se tiene que utilizar de acuerdo a la guía de llenado del SAT es la 01010101 es importante que revisen las reglas de comprobante fiscal digital global para cumplir con ambas reglas, lo que puede ser algo complicado si se es emisor en frontera.

Es importante resaltar que la clave 01010101 “producto no existente” si se puede utilizar sólo cuando se va a generar una factura global. En la factura global no se desglosan productos como tal sino que incluye el número de comprobante y el subtotal de cada comprobante; se incluye un concepto de manera global, cuyo nombre es “ventas”.

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